Yapacak işleriniz çok mu fazla?
Gün içinde saatler yetersiz mi kalıyor?
Diğer profesyoneller saati nasıl durdurabiliyorlar?

Siz de zamanı nasıl çekip uzatabileceğinizi öğrenin.

Küçük ve büyümekte olan bir iş yerinde çalışıyorsanız, zamanın para kadar kıymetli olduğu çalışma hayatında ihtiyacınız olan şey değerli zaman kaynaklarını etkin olarak kullanabilmek.

Zamanınızı etkin olmayan biçimde kullanırsanız, satışlarınızı ve/veya diğer iş fırsatlarınızı kaybedebilirsiniz. Meslek sahipleri birden fazla işi yapabilecek kabiliyette sahip olmalıdırlar.

Yönetim, muhasebe, müşteri hizmetleri, satış, pazarlama, dosyalama, e-postalama, telefon, karşılama, sunum hazırlama, toplantılara katılma, halkla ilişkileri yürütme ve üreticilerle
birlikte çalışma gibi örnekleri çoğaltabiliriz.

Bütün bu işleri el çabukluğuyla yaparken, bu işlere birer kez de yemek yeme, uyuma, aile ilişkileri ve ayak işleri gibi kendi özel-zaman ihtiyaçlarınızı ekleyince ortaya çıkan tablo sizi korkutabilir. Sizinle yarışan işinizi, son teslim tarihine yetiştirme telaşı, baskıları ve o esnada gelecek yeni talepler, tüm dikkatinizin dağılmasına, negatif strese sahip olmanıza ve hatta depresyona sebep olacak kadar ilerleyebilir. Zamanınızı daha iyi yönetebilmek, size bu stresi azaltmanız için en iyi yol olacaktır.

İş yerinde harcadığınız zamanı azaltabilme veya olduğunuz yerde daha fazla saat kazanabilme amacıyla sahip olduğunuz kıymetli zamanları yönetmeyi öğrenmeniz gerekli. Bu yazıda okuyacağınız on tavsiye ile zaman yönetiminizi geliştirin.

• 1. Hedefleri belirlemek

Kısa, orta ve uzun vadelerde uygulayarak başlayacağınız bu yardımla, amaçlarınızı anlamlı şekilde ayarlamanızı sağlayacaktır. Öncelik kaidelerinizi açıklığa kavuşturarak daha efektif olacak şekilde zamanınız kullanabilirsiniz. Üstlendiğiniz işlerde aldığınız riskler çıkmaza girdiğinde kendinize şunu sorun: “Bu benim amaçlarımın doğrultusunda mı, yoksa amaçlarımdan daha uzakta mı?” Başlıca amaçlarınızı saptarken iş ve özel hayatınızı öğretmen olarak görüp ondan yardım ve teşvik alabilirsiniz. Bu öğretmen size harika bir kaynak olacaktır. Sizin için en iyiyi yapmanızda sürekli olarak sizi destekleyen en iyi arkadaşınıza sahipsiniz.

• 2. İşlere öncelik tanımak

Bütün işlerinizin, nispeten önem derecesine ve acelesine karar verip, buna göre hepsini sıralayın ve listesini yapın. Bütün iş yükünüzü yazıya dökerek bir listede toplamak şüphesiz işin en basit kısmı. Bu işlemin size kazandıracağı yardım, sizi daha fazla objektif ve daha az gergin yapacak olmasıdır. Sorumluluklarınızı ve işlerinizi sıraladığınız listenizde, her satır başına kendinizin belirleyebileceği işaret ya da harf koymayı adet edinin. Bu işaretleme yada harflendirme, isterseniz sayı da verebilirsiniz, bir sırayı takip edecek şekilde çok çeşitlendirmeden örneğin A’dan D’e kadar yada en önemli ve öncelik verebileceğiniz işlere yıldız, orta derecelere daire gibi belirterek daha kolay fark etmenizi sağlayabilirsiniz. Listenizin en üstünde olan işleri ilk olarak yerine getirmeye başlayın. Görevlerinizi tamamlamak için yaptığınız bütün bu görevler en önemli ve en yararlı olanları.

• 3. Kendinizi organize edin

Bir parça öz disiplin alabilen, sistematik ve organize olabilen bir birey için ödüller büyük olacaktır. Oluşturduğunuz günlük/haftalık iş planlarını günü gününe yerine getirdiğiniz sıkı bir iş hayatı sizi zamanı iyi kullanabilen bir insan için yetirince hazırlayacaktır. İş planınızda uygulamaya aldığınız işleri bitirmeden ofisini, çalışma alanlarınızı terk etmeyin. Bugünden bıraktığınız tüm işler yarın için mevcut olan ve üzerine eklenecek ekstra işlerle birlikte aynı oranda paralel, iş gücünüzün ve zamanınızın da artıyor olması gereklidir. Planlama yaparken faydalanabileceğiniz ofis yardımcısı olan Microsoft Office Outlook yazılımı size zaman kazandırabilecek şekilde yapılandırmanıza izin verir. İş planlarınızı düzenleyebilir, yazıcıdan çıktısı alabilir hatta hatırlatıcı özelliğini kullanıp size sesli veya pop-up açılır uyarıcı ekranla haber vermesini sağlayabilirsiniz. Zamanınızı ve hareketlerinizi doğru şekilde organize ettiğiniz zaman, tam vaktinde görülen bir işin insanı bir çok zahmetten kurtaracağını göreceksiniz.

• 4. Planlama ve izleme

Ön planlama yaparak, oluşturduğunuz iş planında yer alan yapılacak listesini günlük, haftalık hatta üç aylık düzenleyin. Bütün bu düzenlediğiniz iş planlarınızı bire bir yürürlüğe geçirip eşleyerek, planlamanızı göz önünde tutarak, diğer etkinliklerinize zaman sağlamış olun. Sürekli güncel tuttuğunuz klasik günlük sisteminden ya da bilgisayar esaslı kişiye özel bilgileri yöneten yazılımlardan aldığınız yardımla, her gününüzü sizin için izleyen ve bilgilendiren biri olduğunu düşünün. Bütün toplantılarınızı ve projelerinizi, kolayca kaybolacak ve karışıklık yaratacak elinize ilk gelen bir parça kağıdın üzerine ala acele aldığınız kısa notlara yazmaktan her zaman kaçının. Düzenli olarak işleyebileceğiniz, planlarınızı izleyebileceğiniz, gittiğiniz her yerden takip edebileceğiniz bir günlük iş planını oluşturmaktan kaçınmayın.

• 5. Teknolojiyi kendi çıkarlarınız için kullanın

Birçok teknolojik araç, sürekli tekrarlanan ya da zaman tüketen görevlerden sizi kurtarabilir. Cep telefonları üzerinden hareketle e-posta alabilen, planlayıcı, elektronik veri tabanlı ve çevrim içi arşivlemeye sahip sistemlerin hepsi yardımcı olabilir. Birden fazla işlem yapabilme yeteneğine sahip aygıtlar çalışma alanınızın ve zamanınızın daha fazla kazanılmasını sağlarlar. Örneğin, tarayabilir, yazıcıdan çıktı alabilir vebirbirine yaklaşabilen yedekleme aygıtlarıyla kopyalama yapabilirsiniz. Ev ve küçük ofisler için 300 TL altında ki farklı markalara ait çok fonksiyonlu ofis yardımcıları edinebilirsiniz.
Doküman tarama, baskı veya kopyalama işlemlerinin hepsini bir arada kompakt aygıtlarla çözümleyebilirsiniz. Bu size daha fazla zaman ve daha fazla boş çalışma alanı kazandıracaktır. Bilgisayarınızın masaüstü simgelerini kolayca erişim için ayarlayıp, sık kullandığınız programların ve dokümanların kısa yollarını masaüstüne atayıp ihtiyacınız olmayan fazlalıkları kaldırdığınızda bilgisayarınız da size yardım için iş birliği yapacaktır. Bu işlemler sizi sık sık dosya aramaktan kurtaracaktır.

• 6. Kendinize yardımcı olun

Erteleyici ve zaman harcayan yok edici eğilimlerin kontrolünü elinize alın. Bir toplantıya katılmanız gerektiğini ve ihtiyacınız olduğunu biliyorsanız, telefonu kullanın, ayarlayın ve gidin. Eğer bir hareketten kaçınıyorsanız kendinize şunu sormalısınız: Neden, aynı zamanda ihtiyacım olan görevlerimden kaçıyorum? Gözünüzü korkutan, sizi yıldıran işlerden çekiniyor olsanız da, daha küçük alt görevler daha çabuk bitebilir ve size daha faydalı olabilir. Küçük kazançlar ile kuvvetinizi ve motivasyonunuzu kazanabilirsiniz. Diğer insanlar sizin zamanınızı israf edebilirler. İş alanınızda havadan sudan bir konuşmaya doğru ilerleyen bir sohbet ağı oluştuğunda, o anı belirleyerek, konuşmanın akışını değiştirebilirsiniz. Yerine göre iddialı olabilen ve nezaketle birlikte insanlara mazeret bildirerek, daha verimli, üretici etkinlikler kazanabilirsiniz.

• 7. İnternette daha az zaman

Elektronik postalarla ve internet ile harcadığınız zamanı etkili ve amacınıza uygun hale getirin. Sistematik olarak gelen elektronik postalarınızın üstesinden gelin. Kısa ve belirgin biçimde uygun cümlelerle yazılmış otomatik bir cevap postası hazırlayın. Size çok daha fazla zaman kaybettirecek, spam yada çöp olarak gelen gereksiz e-postaları engellemek için gerekli önemleri alın. İnternette yapacağınız bir arama için tam olarak doğru anahtar girin ve arama tekniklerini öğrenerek daha fazla hız kazanın. Bu sizin işlerinize hız katarken daha fazla bilgiye çok hızlı ulaştığınız için kazancınız daha fazla olacaktır. İnternette sörf yaparken ve e-postalarınıza okuyup yanıt verirken kendinize vakit ayırmada en iyi çözüm olabilecek yöntem ise zaman limiti koyabilmenizdir.

• 8. Yetki aktarmak

Elinizde bulunan işlerden herhangi birinin %80 ini tamamlayabilecek düzeyde bir personeliniz varsa, görev dağılımını yapıp yetkilendirebilirsiniz. Etkin yöneticiler yapılacak işlere doğru personeli atayabilen kişilerden oluşur. Atanan temsilci personel görevlerini kabul ettiğinde aldığı sorumlulukla birlikte kendi moralini yükselttir ve zamanda sizin iş yükünüzü de azaltmış olur. Tabii ki yalnız çalışan biriyseniz size yardımcı olabilecek meslektaşlarınız olmadığından işlerinize atayabileceğiniz temsilcilere de sahip olamayacaksınız. Bunun için dış kaynak kullanımına gidip diğer profesyonellerden yardım alabilirsiniz. Sizinle aynı konularda serbest çalışanlardan (freelance) ya da aile bireylerinden destek alabilirsiniz.

• 9. Zamanı esnetmek

Çalışma gününüzü zamanınıza en uygun görevle doldurarak genişletebilirsiniz. Yapacağınız işin şablonlarına ve yoğunluğuna bakarak şuna karar verin: En iyi sabahleyin mi çalışırsınız ya da öğleden sonra? Daha verimli çalışmanızı sağlayacak günün belli saatleri, farklı türlerde olan işlerinizin, sizin birbirinden farklı isteklerinizin içinde de yapılabilir. Anlaşılması güç olan önemli bir işinizi yeterli zamanınız yoksa üstesinde gelmeye çalışmayın. Gün içinde bölünemeyen kısa anların arasında işlerinizi yola koyarak hareket ve hız kazanın.

• 10. Gerçekçi olun

Müşterilerinizle ilgili iken aynı zamanda diğer insanlara olan yükümlülüklerinizi idare edebilmelisiniz. Sorumluluğunu taşıdığınız işlerin son teslim tarihlerinin sonrasına geçmemeyi amaç edinin. Umut verici olmadan ve teslim tarihini uzatmadan kendinize başka yeni bir nokta belirleyin. Eğer işlerinizin yoğunluğundan teslim tarihine yetişemiyorsanız, anlaştığınız yer/kişiyle görüşüp, son teslim tarihini uzatmak için yeni bir anlaşma sağlayın. Sürekli ertelediğiniz işler sizin ve kariyeriniz için hiç iyi sonuçlar doğurmayacaktır. Öncelik tanıdığınız sorumluluklarınızı bitirmeden yeni sorumluluklara yer açmayın. İnsanları hayal kırıklığına uğratmadan hayır demesini öğrenmelisiniz.

Seda İrengü / PCTIME
Kasım 2004
Trend